Lohnabrechnung erstellen: selbst machen oder erstellen lassen?
Jede GmbH und UG ist als Arbeitgeber verpflichtet, ihren Beschäftigten monatlich eine korrekte Lohnabrechnung auszuhändigen. Wer dabei Pflichtangaben vergisst, Abgaben falsch berechnet oder Fristen versäumt, riskiert Nachzahlungen, Bußgelder und persönliche Haftung der Geschäftsführung. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben zwingend enthalten sein müssen, wie Sie die Abrechnung selbst erstellen oder erstellen lassen können und was die einzelnen Optionen realistisch kosten.
Kurzantwort
Eine Lohnabrechnung erstellen bedeutet: Sie berechnen Bruttolohn, alle Sozialversicherungsbeiträge und Lohnsteuer, weisen sämtliche Pflichtangaben nach § 108 GewO aus und melden Abgaben fristgerecht an Finanzamt und Einzugsstellen. GmbH/UG-Arbeitgeber können die Abrechnung selbst mit einer zertifizierten Lohnsoftware erstellen, eine Online-Plattform nutzen oder sie vom Steuerberater erstellen lassen – jede Option hat eigene Kosten zwischen ca. 5 € und 30 € pro Abrechnung sowie unterschiedliche Haftungsprofile.
Inhaltsverzeichnis
- Pflichtangaben nach § 108 GewO
- Berechnung: Brutto, SV und Lohnsteuer
- Optionen im Überblick
- Option 1: Lohnabrechnung selbst erstellen mit Software
- Option 2: Lohnabrechnung online erstellen
- Option 3: Vom Steuerberater erstellen lassen
- Kostenvergleich der drei Optionen
- Praxisbeispiel: GmbH mit drei Mitarbeitern
- Haftungsrisiken bei Fehlern
- Entscheidungshilfe: Was passt zur Ihrer GmbH?
- Fazit
Pflichtangaben nach § 108 GewO
Nach § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) muss dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform ausgehändigt werden. Die Norm ist zwingend; ein Verzicht durch Arbeitsvertrag ist unwirksam. Für GmbH und UG als Kapitalgesellschaften gilt diese Pflicht uneingeschränkt – auch für den sozialversicherungspflichtig beschäftigten Gesellschafter-Geschäftsführer, sofern ein Anstellungsverhältnis besteht.
Hinweis: Digitale Abrechnung zulässig
Seit der Neufassung des § 108 GewO ist die Abrechnung in Textform – also auch als PDF per E-Mail oder über ein Mitarbeiterportal – ausreichend, wenn der Arbeitnehmer auf die digitale Zustellung zugestimmt hat. Eine handschriftliche Unterschrift ist nicht erforderlich.
Berechnung: Brutto, SV und Lohnsteuer
Die Berechnung folgt einer festen Reihenfolge: Ausgangspunkt ist das Bruttoarbeitsentgelt, von dem zunächst der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung (SV) und anschließend die Lohnsteuer nebst Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag abgezogen werden.
Sozialversicherungsbeiträge 2025
Die Gesamtbeitragssätze verteilen sich paritätisch auf Arbeitgeber (AG) und Arbeitnehmer (AN). Für 2025 gelten folgende Beitragssätze:
| SV-Zweig | Gesamtsatz | AN-Anteil | AG-Anteil |
|---|---|---|---|
| Krankenversicherung (allg.) | 14,6 % + KV-Zusatzbeitrag (Ø ca. 2,5 %) | 7,3 % + ½ Zusatzbeitrag | 7,3 % + ½ Zusatzbeitrag |
| Rentenversicherung | 18,6 % | 9,3 % | 9,3 % |
| Arbeitslosenversicherung | 2,6 % | 1,3 % | 1,3 % |
| Pflegeversicherung | 3,4 % (+ 0,6 % für Kinderlose ab 23 J.) | 1,7 % (+ ggf. 0,35 %) | 1,7 % |
Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) sind 2025 zu beachten: In der Renten- und Arbeitslosenversicherung liegt die BBG West bei 8.050 € / Monat, die BBG Ost wurde angeglichen. In der Kranken- und Pflegeversicherung gilt bundeseinheitlich 5.512,50 € / Monat. Überschreitet das Bruttogehalt diese Werte, werden SV-Beiträge nur bis zur Grenze berechnet.
Lohnsteuer
Die Lohnsteuer wird anhand der Lohnsteuertabellen bzw. der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) berechnet. Relevante Faktoren sind Steuerklasse, Freibeträge und Jahresarbeitslohn. Eine manuelle Berechnung ohne Software ist fehleranfällig; die maschinelle ELStAM-Abfrage ist Pflicht (§ 39e EStG).
Achtung: Arbeitgeberhaftung nach § 42d EStG
Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG als Gesamtschuldner für die korrekt einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer. Fehler bei der Lohnberechnung führen nicht nur zu Nachzahlungen, sondern können auch Haftungsbescheide gegen den Geschäftsführer persönlich auslösen – insbesondere wenn grobe Fahrlässigkeit vorliegt.
Optionen im Überblick
Für GmbH und UG stehen im Wesentlichen drei Wege zur Verfügung, um die Lohnabrechnung zu erstellen:
Volle Kontrolle, einmalige Einrichtung, laufender Zeitaufwand intern. Geeignet für Geschäftsführer mit buchhalterischem Grundverständnis.
Geführter Prozess, geringe IT-Infrastruktur, monatliches Abo. Ideal für kleine GmbH/UG mit überschaubarer Mitarbeiterzahl.
Maximale Sicherheit, externer Sachverstand, höchste laufende Kosten. Empfehlenswert ab komplexerer Personalstruktur.
Online-Plattform für Standardfälle, StB für Sonderfälle (Kurzarbeit, Expatriates, Sachbezüge). Kostenoptimierter Mittelweg.
Die grundsätzliche Make-or-Buy-Entscheidung für die gesamte Lohnbuchhaltung wird im separaten Artikel Lohnbuchhaltung auslagern vertieft; dort finden Sie auch eine strategische Checkliste für wachsende Unternehmen.
Option 1: Lohnabrechnung selbst erstellen mit Software
Wer die Lohnabrechnung selbst erstellen möchte, benötigt eine zertifizierte Lohnsoftware, die an ELSTER angebunden ist und ELStAM-Daten abrufen kann. Gängige Lösungen für kleine GmbH sind DATEV Lohn und Gehalt, Lexware Lohn & Gehalt, Agenda Lohn sowie cloudbasierte Anbieter wie Personio oder Staffolio.
Technische Mindestanforderungen
- ELSTER-Zertifikat des Unternehmens (kostenlose Registrierung beim Finanzamt)
- Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit
- Zugangsdaten zur Krankenkassen-Clearingstelle (sv.net oder Branchenlösung)
- Softwarelizenz mit aktuellem Tarifstand (jährliche Updates zwingend)
Zeitaufwand
Erfahrungsgemäß sollten GmbH-Geschäftsführer bei 1–3 Mitarbeitern mit 1,5 bis 3 Stunden pro Monat rechnen – inklusive Meldewesen, Beitragsnachweis an die Krankenkasse und Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt. Bei steigender Mitarbeiterzahl oder Sonderfällen (Elternzeit, Pfändung, variabler Provision) steigt der Aufwand überproportional.
Lohnabrechnung erstellen kostenlos?
Vollständig kostenlose Lösungen, die alle gesetzlichen Anforderungen (ELStAM, DEÜV-Meldungen, Beitragsnachweise) erfüllen, existieren am Markt kaum. Einige Anbieter bieten kostenfreie Einstiegstarife für einen Mitarbeiter an; ab zwei Mitarbeitern oder bei Nutzung des ELSTER-Transfers fallen in der Regel Kosten an. Reine Gehaltszettel-Generatoren ohne ELSTER-Anbindung sind für Arbeitgeber nicht ausreichend, weil sie weder Meldungen noch Beitragsnachweise erzeugen.
Option 2: Lohnabrechnung online erstellen
Online-Plattformen führen den Arbeitgeber Schritt für Schritt durch den Abrechnungsprozess. ELStAM-Abruf, SV-Berechnung und ELSTER-Übermittlung sind integriert. Der Vorteil: kein lokaler Softwareinstall, automatische gesetzliche Updates, oft Mitarbeiter-Self-Service-Portal.
Typische Monatskosten liegen bei 5 bis 15 € pro Mitarbeiter zuzüglich einer Grundgebühr von 10–30 € / Monat. Für eine Drei-Personen-GmbH ergibt sich damit ein monatlicher Aufwand von ca. 25–75 €.
Demo-Tipp
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Option 3: Vom Steuerberater erstellen lassen
Die Lohnabrechnung vom Steuerberater erstellen zu lassen ist die fachlich sicherste Option. Der StB übernimmt sämtliche Meldepflichten, prüft Sonderfälle (Sachbezüge nach § 8 Abs. 2 EStG, Firmenwagenbesteuerung, Zuschüsse) und haftet bei Fehlern, die auf seinen Beratungsvertrag zurückzuführen sind, aus der Berufshaftpflicht.
Abrechnung nach Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV)
Nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) – insbesondere § 34 – richtet sich das Honorar nach der Anzahl der Abrechnungen und dem Lohnsummenvolumen. In der Praxis berechnen Steuerberater für kleine GmbH:
| Mitarbeiterzahl | Typische monatliche Kosten (netto) |
|---|---|
| 1 – 3 | 60 – 150 € |
| 4 – 10 | 150 – 350 € |
| 11 – 25 | 350 – 700 € |
Hinzu kommen Jahresabschlussarbeiten wie die Lohnsteuerbescheinigung, Sozialversicherungsprüfung und ggf. Beratungsleistungen zu Kurzarbeit oder Mindestlohn.
Kostenvergleich der drei Optionen
| Option | Einmalige Kosten | Laufend pro MA / Monat | Zeitaufwand intern | Haftung bei Fehler |
|---|---|---|---|---|
| Selbst / Software | 150 – 500 € (Lizenz/Jahr) | ca. 5 – 10 € | mittel – hoch | Arbeitgeber voll |
| Online-Plattform | Einrichtung oft inklusive | ca. 8 – 20 € | gering – mittel | Arbeitgeber (Platform-Fehler ggf. teilbar) |
| Steuerberater | Mandatsaufnahme ca. 100 –300 € | ca. 20 – 40 € | minimal | StB-Berufshaftpflicht greift |
Praxisbeispiel: GmbH mit drei Mitarbeitern
Die Muster-GmbH (Handelsbetrieb, Sitz in NRW) hat drei sozialversicherungspflichtige Angestellte: eine Vollzeitkraft (Brutto 3.500 €, Stklasse I), eine Teilzeitkraft (Brutto 1.200 €, Stklasse V) und einen Auszubildenden (Brutto 850 €, Stklasse I).
Schritt 1: Brutto-Netto-Berechnung Vollzeitkraft (Vereinfacht)
| Position | Betrag |
|---|---|
| Bruttogehalt | 3.500,00 € |
| ./. KV-AN-Anteil (7,3 % + ½ Zusatzbeitrag 1,25 %) = 8,55 % | – 299,25 € |
| ./. RV-AN-Anteil (9,3 %) | – 325,50 € |
| ./. AV-AN-Anteil (1,3 %) | – 45,50 € |
| ./. PV-AN-Anteil (1,7 %, keine Kinder) | – 59,50 € |
| = Zwischensumme (SV-Abzüge AN) | – 729,75 € |
| ./. Lohnsteuer (Stklasse I, ca.) | – 469,00 € |
| ./. Solidaritätszuschlag (entfällt bei diesem Einkommen i.d.R. 2025) | – 0,00 € |
| Nettolohn (Auszahlung) | ca. 2.301,25 € |
Zusätzlich trägt die GmbH als Arbeitgeberin den AG-Anteil zur SV (spiegelbildlich ca. 718 €) sowie ggf. Umlagen nach AAG (U1/U2) und Insolvenzgeldumlage. Der Gesamtpersonalkostenaufwand für diese Stelle beläuft sich auf ca. 4.218 € / Monat.
Personalaufwand 4200 / Verbindlichkeiten SV-Träger 1740, Verbindlichkeiten Finanzamt 1741, Verbindlichkeiten Löhne 1700 | Lohnaufwand gesamt
Schritt 2: Meldepflichten bis zum Stichtag
- Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt: bis zum 10. des Folgemonats (vierteljährlich möglich bei Lohnsteuer unter 5.000 € / Jahr)
- Beitragsnachweis an die zuständige Krankenkasse: bis zum drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats
- DEÜV-Meldungen (An-, Ab-, Jahresmeldung) über sv.net oder Lohnsoftware
- Lohnsteuerbescheinigung: elektronisch bis 28. Februar des Folgejahres
Haftungsrisiken bei Fehlern
Fehler beim Lohnabrechnung erstellen sind keine Bagatelle. Die wesentlichen Haftungsebenen für GmbH-Geschäftsführer:
Persönliche Haftung des Geschäftsführers
Nach ständiger BFH-Rechtsprechung haftet der Geschäftsführer persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuer, wenn er die Zahlung trotz vorhandener Mittel schuldhaft unterlässt oder die Berechnung grob fahrlässig fehlerhaft delegiert. Die GmbH-Haftungsbeschränkung schützt hier nicht. Gleiches gilt für vorenthaltene Sozialversicherungsbeiträge nach § 266a StGB – das ist ein Straftatbestand.
| Fehlertyp | Konsequenz | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Falsche SV-Einstufung (z.B. Mini-Job statt SVP) | Nachforderung bis zu 4 Jahre rückwirkend, zzgl. Säumniszuschläge | § 24 SGB IV |
| Lohnsteuer nicht einbehalten | Haftungsbescheid gegen GmbH und GF persönlich | § 42d EStG |
| Fehlende SV-Beitragsabführung | Strafbarkeit nach § 266a StGB, Insolvenzrisiko | § 266a StGB |
| Falsche Lohnsteuerbescheinigung | Ordnungswidrigkeit, Nachzahlung beim AN | § 41b EStG |
| Verstoß gegen § 108 GewO (keine Abrechnung) | Ordnungswidrigkeit, zivilrechtliche Schadensersatzansprüche | § 149 GewO |
Entscheidungshilfe: Was passt zu Ihrer GmbH?
Wenn Sie sich für eine Kombination aus digitalem Tool und professioneller Begleitung interessieren, können Sie den Kostenrechner von onlinebilanz.de nutzen, um die monatlichen Gesamtkosten für Ihre Mitarbeiterzahl zu kalkulieren.
Für die übergreifende strategische Frage, wann sich das vollständige Auslagern der Lohnbuchhaltung rechnet, lesen Sie unseren Artikel Lohnbuchhaltung auslagern: Entscheidungshilfe für GmbH.
Fazit
Eine fehlerfreie Lohnabrechnung erstellen ist für jede GmbH und UG mit Angestellten keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht. Die Pflichtangaben nach § 108 GewO, die korrekte SV-Berechnung und die fristgerechte Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen bilden das unverzichtbare Fundament. Ob Sie die Abrechnung selbst mit Software erstellen, eine Online-Plattform nutzen oder sie vom Steuerberater erstellen lassen, hängt von Mitarbeiterzahl, Komplexität und Ihrem eigenen Zeitbudget ab. Entscheidend ist: Das günstigste System ist nicht das billigste, sondern das, das Fehler zuverlässig ausschließt – denn Fehler kosten im Zweifel nicht nur Geld, sondern gefährden die persönliche Haftungsfreistellung des Geschäftsführers.
5–40 €
Kosten pro Abrechnung je nach Option
266a StGB
Straftatbestand: vorenthaltene SV-Beiträge
Häufig gestellte Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Lohnabrechnung nach § 108 GewO enthalten?
Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Abrechnungszeitraum, Bruttozusammensetzung, alle Abzüge (Lohnsteuer, SV-Beiträge) und der Nettobetrag müssen ausgewiesen sein. Fehlende Angaben begründen eine Ordnungswidrigkeit nach § 149 GewO.
Kann ich eine Lohnabrechnung kostenlos erstellen?
Vollständig kostenlose Tools, die ELStAM-Abruf, DEÜV-Meldungen und ELSTER-Übermittlung abdecken, sind am Markt kaum vorhanden. Einfache Gehaltszettel-Generatoren ohne Meldewesen sind für Arbeitgeber unzureichend. Einige Anbieter bieten kostenlose Tarife für einen Mitarbeiter an.
Haftet der GmbH-Geschäftsführer persönlich für Lohnsteuerfehler?
Ja. Nach § 42d EStG und ständiger BFH-Rechtsprechung haftet der Geschäftsführer persönlich für schuldhaft nicht abgeführte Lohnsteuer. Die Haftungsbeschränkung der GmbH schützt ihn in diesem Fall nicht.
Was kostet es, die Lohnabrechnung vom Steuerberater erstellen zu lassen?
Für eine GmbH mit 1–3 Mitarbeitern rechnen Steuerberater in der Regel 60–150 € netto pro Monat. Die Vergütung richtet sich nach § 34 StBVV und dem tatsächlichen Aufwand.
Ab wann lohnt sich eine Online-Plattform gegenüber dem Steuerberater?
Bei einfachen Gehaltsstrukturen und bis ca. 5–8 Mitarbeitern ist eine Online-Plattform (5–20 € pro Mitarbeiter/Monat) deutlich günstiger. Ab höherer Komplexität (variable Vergütung, Sachbezüge, Expatriates) überwiegen die Vorteile des Steuerberaters.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: July 2026.
